吉田 亮（Webマーケティング部長）
5,000サイトを超える制作実績を誇るWebディレクターの総指揮官
5,000サイトを超える制作実績を誇るWebディレクター陣を総括指揮。マーケティングの基礎となる3C・4P・SWOT分析はもちろん、ユーザービリティ、ユーザーシナリオのために人間工学を取り入れ、ヒアリングから要件定義、情報設計までを行える専門シート「Web戦略カルテ」を開発。あらゆる角度から、あらゆる企業に、斬新かつ最適なプロモーションサイトを提供している。
WebディレクションWebマーケティング
Googleカレンダーと呼ばれるWebアプリケーションがあります。
Webという特性を活かし、自宅でもオフィスでも自分の予定を管理できる、便利ツールです。
「予定は手書きが基本だ」、という方もいらっしゃるとは思います。
それは確かに。
毎日の時間単位のスケジュールは私も紙でやってますし、ToDoリストもイントラで管理はしていますが、本当に重要な事項には付箋を使っています。どれだけ世界がデータ化されようと、アナログの瞬発力・説得力には敵わない場合もあります。
要は、使い方だと思うのです。
「Googleカレンダー」の機能とは？
・マイカレンダー
・その他のカレンダー
・カレンダーの共有
・カレンダーとの同期
まず思い浮かぶのがこのあたりです。
マイカレンダー
アナログなカレンダーを買うとき、予定の多い人は「見やすさ」の他に「書き込むスペース」を気にしないでしょうか。
例えば、ひとつのアカウントで、個人の仕事用、課のスケジュール用、完全プライベート用、社員の誕生日、行事用など、ひとつのカレンダーの中に、カテゴリーごとにカレンダーを立てることができます。そのマイカレンダーごとに表示・非表示を切り換えられますので、雑多としません。つまり、複数のカレンダーを1画面にまとめることが可能なのです。
予定を作成するのは非常に簡単、「日付をクリック」→「書き込む」→「完了」。最近少々サーバの挙動が怪しかったのですが、非常に軽く動作します。予定の入れ替え（変更）もドラッグ＆ドロップで移動が可能です。
また、「予定の通知」という機能がカレンダーにはついています。予定内容を「指定時間」に「指定メールアドレス」に自動送信ができます。アカウントを持っていなくても予定のメールは受け取れます。
ちなみに私は、アカウントのセキュリティを守るために、直接ではなく、まずはGmailに予定を飛ばして、そこから転送設定で予定を送信しています。これだと、セキュリティもそうなのですが、転送設定だけで送信メールの振り幅を変更できますので、非常に使い勝手が良いのです。
その他のカレンダー
「その他のカレンダー」は、自分で作成した（マイカレンダー）以外のネット上に存在するGoogleカレンダーです。カレンダーの管理機能からそれらを追加しておけば、マイカレンダーと同じように予定として見ることができます。
カレンダーの共有
マイカレンダーは、別の人から見れば「その他のカレンダー」になりますが、当然共有させることができます。この機能こそ、使い方次第で、連絡漏れを防ぎ、円滑なスケジュールを推進し、業務の効率化を生むポイントだと考えております。
共有すべき相手がいるのであれば、外部のGoogleアカウントを指定することで、そのアカウントのみに、個別にマイカレンダーを公開することができます。
さすがに、物理的なカレンダーでは、同じオフィス内での共有は何とかできますが、外部には同じものを書いてもらう以外に方法がありません。手間が2倍です。スケジュールに変更があれば、どちらも書き直さなければならないので4倍です。しかもカレンダーは汚くなり、書き込むスペースも徐々になくなっていきます。
これはエクセルでスケジュールを管理していても大して違いはありません。通達は必要ですし、確認漏れや記入漏れも考えられます。何よりも速攻性がありません。別のオフィス、外部とのやり取りにも使えるのがWebカレンダー、Googleカレンダーなのです。
とは言え、ひとつ設定を間違えるだけで、予定を世界中に公開することにもなってしまうので、カレンダーの共有には注意が必要です。
カレンダーの同期
GoogleカレンダーはWebアプリケーションですので、転用や応用が得意です。メール業務が異常に多い管理職の方になりますと、メールソフトでスケジュール管理している方も多いでしょう。一般的なメールソフトは勿論、最近だとiPod touchなどと同期させている人も多いですね。
通常、あまり行わない体制ですが、
私の課では、ひとつのGoogleアカウントを全員で共有して、全員に全権限を持たせています。これは「管理者不在」による「確認待ち」による「無駄な遅延」を防ぐためです。
管理しているマイカレンダーは10個ほどあり、主に制作スケジュールを中心に、タスクをカテゴリで分けています。これを展開したことによって、全員が課の工数を把握でき、誰がどれくらいのペースでスケジュールが埋まっているか判別できるため、いつまでに何をやらなければならないかが、それまで以上に明確となり、月初の一ヶ月間のスケジュールが立てられるようになりました。そして、リスケジュールの速度が格段に上がり、ツール自体の効力も勿論ですが、何となく曖昧になりがちなスケジュールに対する姿勢が変わりました。ここが大きかったと言えます。
やはり、全員で共有できる目に見える実情は、どんなコメントや雑誌よりも威力があります。
考えておかなければならないのは、今よりも人数が増えた場合、この体制は変更になることです。
おそらく属性ごとに複数アカウントに分け、今の速度が落ちたとしても、専用の管理者を立てる必要があるでしょう。権限者の混在は混乱を招き、最終的に発生する「調整」という無駄なリソースこそ、最大の敵だからです。
Googleカレンダーに限ったことではなく、あるアプリケーションの全ての機能を使う必要はありません。
環境によって何処までをどう使うか、のアイデアさえしっかりしていれば、必要な部分を組み合わせて、その中で必要な分量だけ使っていけば良いだけなのです。
Webという特性を活かし、自宅でもオフィスでも自分の予定を管理できる、便利ツールです。
「予定は手書きが基本だ」、という方もいらっしゃるとは思います。
それは確かに。
毎日の時間単位のスケジュールは私も紙でやってますし、ToDoリストもイントラで管理はしていますが、本当に重要な事項には付箋を使っています。どれだけ世界がデータ化されようと、アナログの瞬発力・説得力には敵わない場合もあります。
要は、使い方だと思うのです。
「Googleカレンダー」の機能とは？
・マイカレンダー
・その他のカレンダー
・カレンダーの共有
・カレンダーとの同期
まず思い浮かぶのがこのあたりです。
マイカレンダー
アナログなカレンダーを買うとき、予定の多い人は「見やすさ」の他に「書き込むスペース」を気にしないでしょうか。
例えば、ひとつのアカウントで、個人の仕事用、課のスケジュール用、完全プライベート用、社員の誕生日、行事用など、ひとつのカレンダーの中に、カテゴリーごとにカレンダーを立てることができます。そのマイカレンダーごとに表示・非表示を切り換えられますので、雑多としません。つまり、複数のカレンダーを1画面にまとめることが可能なのです。
予定を作成するのは非常に簡単、「日付をクリック」→「書き込む」→「完了」。最近少々サーバの挙動が怪しかったのですが、非常に軽く動作します。予定の入れ替え（変更）もドラッグ＆ドロップで移動が可能です。
また、「予定の通知」という機能がカレンダーにはついています。予定内容を「指定時間」に「指定メールアドレス」に自動送信ができます。アカウントを持っていなくても予定のメールは受け取れます。
ちなみに私は、アカウントのセキュリティを守るために、直接ではなく、まずはGmailに予定を飛ばして、そこから転送設定で予定を送信しています。これだと、セキュリティもそうなのですが、転送設定だけで送信メールの振り幅を変更できますので、非常に使い勝手が良いのです。
その他のカレンダー
「その他のカレンダー」は、自分で作成した（マイカレンダー）以外のネット上に存在するGoogleカレンダーです。カレンダーの管理機能からそれらを追加しておけば、マイカレンダーと同じように予定として見ることができます。
カレンダーの共有
マイカレンダーは、別の人から見れば「その他のカレンダー」になりますが、当然共有させることができます。この機能こそ、使い方次第で、連絡漏れを防ぎ、円滑なスケジュールを推進し、業務の効率化を生むポイントだと考えております。
共有すべき相手がいるのであれば、外部のGoogleアカウントを指定することで、そのアカウントのみに、個別にマイカレンダーを公開することができます。
さすがに、物理的なカレンダーでは、同じオフィス内での共有は何とかできますが、外部には同じものを書いてもらう以外に方法がありません。手間が2倍です。スケジュールに変更があれば、どちらも書き直さなければならないので4倍です。しかもカレンダーは汚くなり、書き込むスペースも徐々になくなっていきます。
これはエクセルでスケジュールを管理していても大して違いはありません。通達は必要ですし、確認漏れや記入漏れも考えられます。何よりも速攻性がありません。別のオフィス、外部とのやり取りにも使えるのがWebカレンダー、Googleカレンダーなのです。
とは言え、ひとつ設定を間違えるだけで、予定を世界中に公開することにもなってしまうので、カレンダーの共有には注意が必要です。
カレンダーの同期
GoogleカレンダーはWebアプリケーションですので、転用や応用が得意です。メール業務が異常に多い管理職の方になりますと、メールソフトでスケジュール管理している方も多いでしょう。一般的なメールソフトは勿論、最近だとiPod touchなどと同期させている人も多いですね。
通常、あまり行わない体制ですが、
私の課では、ひとつのGoogleアカウントを全員で共有して、全員に全権限を持たせています。これは「管理者不在」による「確認待ち」による「無駄な遅延」を防ぐためです。
管理しているマイカレンダーは10個ほどあり、主に制作スケジュールを中心に、タスクをカテゴリで分けています。これを展開したことによって、全員が課の工数を把握でき、誰がどれくらいのペースでスケジュールが埋まっているか判別できるため、いつまでに何をやらなければならないかが、それまで以上に明確となり、月初の一ヶ月間のスケジュールが立てられるようになりました。そして、リスケジュールの速度が格段に上がり、ツール自体の効力も勿論ですが、何となく曖昧になりがちなスケジュールに対する姿勢が変わりました。ここが大きかったと言えます。
やはり、全員で共有できる目に見える実情は、どんなコメントや雑誌よりも威力があります。
考えておかなければならないのは、今よりも人数が増えた場合、この体制は変更になることです。
おそらく属性ごとに複数アカウントに分け、今の速度が落ちたとしても、専用の管理者を立てる必要があるでしょう。権限者の混在は混乱を招き、最終的に発生する「調整」という無駄なリソースこそ、最大の敵だからです。
Googleカレンダーに限ったことではなく、あるアプリケーションの全ての機能を使う必要はありません。
環境によって何処までをどう使うか、のアイデアさえしっかりしていれば、必要な部分を組み合わせて、その中で必要な分量だけ使っていけば良いだけなのです。
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