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めぐり変わる世の中で、特に弊社が携わっている中小企業・ベンチャー企業を
ターゲットとした事業ドメインでも常に変化に対応を迫られております。
皆様の会社もそうだと思いますが、次の一手となる新規商材の開発や、業務改善活動・内部統制活動など、いろいろな活動を行う際には、「業務フローの構築・改善」・「マニュアル整備」がかならず発生します。
現在私は、生産管理の中で業務効率化に合わせた管理表の整備なども含め、まさに改善活動の真っただ中におります。
こうして作り上げたルールを運用しながらPDCAサイクルを回して改善を繰り返していくことが、
長期的に企業の成長へつながっていくのだと誰もが感じているところと思いますが、
最近はそんな中で、最も手を焼いていることがあります。
それが、ルールの定着化です。
社員数が１５人ぐらいの規模だったら、日次の共有事項で何とでもなると思いますが、
社員数が１００人?になると、支店・営業所なども入ってきたりチームも分かれており、
周知一つにしても終礼で片付けられるものではありません。
メールやマニュアルで済ませればいいじゃないかと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、
今後の作業効率化に対する業務フローのルールの周知方法を「メールのみ」ではたして、
本当に社員全員がルールを守って運用してくれるのでしょうか。
情報の定着度 とは、 「 社員の情報リテラシー × 情報発信頻度 」 という式に比例すると
感じております。
ルールを定着化していく立場の方は、「周知内容」、「周知方法」、「周知頻度」などを考えて、
以下に目に触れて理解できる容易な仕組みを考えていくことも、マネジメントスキルの一つなのかなと、
最近よく感じます。
もし、みなさんが、全体に周知したにも関わらず、何度も誤りを発見したり、理解していない人を発見した場合は、
理解していないことに対して、「しっかり周知したのに、なぜあいつは守らないんだ」と考えるより、
「現在の周知方法、取り組みの中で運用しにくい部分、理解しづらい部分は、どこかにあるかもしれない。」
と疑問をもってみてはいかがですか？
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